档案安全监管

　　档案安全监管是档案行政管理部门的重要职责，包含档案实体安全和信息安全。为切实改变“重指导、轻监管”局面，特制定如下监管措施。

　　一、监督检查对象

　　列入国家专业档案目录的档案、保管期限30年或永久的档案、涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库，上述档案及档案数据的形成、保管单位。
　　   
　　二、监督检查内容

　　单位保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、技术标准、规范性文件中有关档案安全规定。
   
　　三、监督检查方式

　　（一）日常检查。针对列入专业档案目录的单位，每季度开展日常检查不少于1次，每次不少于5家。
　　（二）专项检查。针对公众关注度高、安全隐患大的档案单位每年组织一次专项检查。
　　（三）根据投诉举报，开展执法检查。

　　四、监督检查程序及措施
　　（一）采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对单位实施监督检查。对专业档案形成单位进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件，对监督检查的情况和处理结果在市档案安全信息系统中予以记录，其中《专业档案形成单位巡查、回访记录》由被检查单位负责人签字确认后归档。
专业档案形成单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。
　　（二）专业档案形成单位和列入档案登记备份名册的单位，每年9月30日前向市档案局提交上年度《档案工作情况自查报告》，说明30年及永久保管期限档案保存情况，并对年度工作自查报告的真实性负责。市档案局对单位年度工作自查报告进行审核，填写《档案安全年度工作自查审核汇总表》报上级档案局。同时对自查报告进行实地抽查时，被抽查的单位数控制在总数的10%以内。
　　（三）市档案局依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和档案安全评价、监督检查情况进行年度考核，并于次年1月底前汇总考核情况，在一定范围进行通报。

　　五、监督检查处理

　　（一）加强在档案收集、整理、保管、利用等环节的事中监管，加大档案管理的过程性监管力度，发现问题必须立即整改，情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。
　　（二）不定期进行档案信息安全后续监管督查，加强信息安全等级评定事后监管。
　　（三）单位未定期提交自查报告的，档案部门责令限期改正，逾期未改正的，依据档案登记备份规章等规定，建议任免机关对责任人予以处分。